マニュアル、手順書の運用

マニュアル

マニュアルが運用されていない場合

改善なく、作ったままにされる

マニュアルは、運用しながら内容を改善する必要がある。

マニュアルが改善されずに放置される。
使用者にとって正確なマニュアルではない。
マニュアルが活用されなくなる。
業務の変化に対応されていない
記載された情報が古いまま。

マニュアルは最新の状態にすること、更新して運用する事が重要となる。
更新がされていないと、人によって作業がばらばらになり、マニュアル自体も活用されなくなる。

マニュアルを最新の状態にするために

・複数の使用者に、定期的にヒアリングする。
・使用者から改善点などのフィードバックをもらう
・マニュアルの管理担当者を決める。古い情報のまま、他人任せにしない。
・メンテナンスのルールを決め、定期的に行う
・古いマニュアルを残す。
・定期的にチェックと更新をする。項目ごとに整備担当者を決める
・更新後の配布方法のルール化をする
・誰が、いつ、どこで、どうして、どのように(5W1H)を明確にする。
・マニュアルのフォーマットの汎用化で更新の難易度を下げる。
・更新履歴を作成する。いつどこがどのように更新されたのか?
・誰でも更新できるように、手間がかかるようにデザインやフォーマットを凝りすぎない。
・いつでもアクセスしやすい場所に置く。閲覧、検索、活用しやすいようにする
・チームで取り組み多くの人に触れられることによって洗練したマニュアルとする。
・フィードバックを受けて更新する。

マニュアルの作成ポイント

・写真、動画の活用
・作業の目的理由の記載
・マニュアルの役割、目的を明確にする。何のために、誰のためなのか
・実際に作業で用いて、不足や問題点を洗い出す。

活用されるマニュアルとは

・正確性と、ぱっと見のわかりやすさで活用されやすくする。
・テンプレートを使用することでフォーマットが汎用化される。
・箇条書きや小見出しを使い端的に内容をまとめられる。
・困ったときにどこに何が書かれているか、わかりやすくする。
・わかりやすい見出しと目次で使用者が探しやすくする。
・保管場所は散在しないように、探しやすくする。

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